Görev ve sorumluluklar
Kimin hangi işi yapacağı, hangi yetkiyi kullanacağı ve hangi aşamada kontrol yapacağı belirlenir.
KIRCAN MODELİ
Tüzel bilirkişilik yapan kurumlarda işleyiş nasıl düzenlenir?
Kurumun mevcut düzeninden yola çıkıyor; görevleri, raporlama adımlarını ve kontrol süreçlerini açık hale getiriyoruz.
MODELİN ÇIKIŞ NOKTASI
İyi işleyen bir düzen, yalnızca görev şeması hazırlamakla kurulmaz.
Tüzel bilirkişilik yapan bir kurumda herkesin görevini bilmesi, dosyanın hangi aşamalardan geçeceğinin belirli olması ve raporların nasıl inceleneceğinin açıklığa kavuşması gerekir. Uzmanlık kadar bu düzen de önemlidir.
KIRCAN dosya üstlenmez ve bireysel bilirkişilik faaliyeti yürütmez. Kurumun kendi işleyişini geliştirmesi için yöntem, eğitim ve süreç tasarımı desteği verir.
Bağımsızlık güvenceleri
Olası çıkar çatışmalarını önceden sorgulamak, görev kabul ölçütlerini belirlemek ve etik kontrolleri düzenlemek için formlar ve iş akışları hazırlanır.
Ortak raporlama standardı
Rapor şablonları, yöntem rehberleri ve kontrol listeleri hazırlanarak ekipte ortak bir çalışma biçimi oluşturulur.
Çalışmayı hangi sırayla yürütüyoruz?
- Mevcut durumun anlaşılması: Önce işlerin nasıl yürüdüğünü, ekipte kimlerin hangi görevleri üstlendiğini ve hangi raporların hazırlandığını inceleriz.
- Metodolojinin tanımlanması: Ardından rapor hazırlama adımlarını, yöntem belgelerini ve kullanılacak dokümanları birlikte belirleriz.
- Ekip yetkinliğinin geliştirilmesi: Eğitimleri kurumun çalıştığı dosya türlerine ve ekibin ihtiyaçlarına göre hazırlarız.
- İç kontrol düzeninin kurulması: Raporların hangi ölçütlerle inceleneceğini, eksiklerin nasıl bildirileceğini ve düzeltmelerin nasıl takip edileceğini belirleriz.
- Güncelleme ve izlenebilirlik: Mevzuat ve yargı kararlarındaki değişikliklerin takip edilmesi, kullanılan belgelerin güncel tutulması için bir düzen kurarız.
Burada önemli olan: Kurum içindeki koordinasyon ve kontrol, bilirkişinin bağımsız kararını etkilememelidir. Kurulan düzenin amacı, bilirkişinin tarafsızlığını korumasına yardımcı olmak olmalıdır.
Hangi kurumlar için?
Bu çalışma; tüzel kişi bilirkişilik faaliyeti yürüten ya da bu alandaki organizasyonunu geliştirmek isteyen kurumlara yöneliktir. Özellikle rapor hazırlama yöntemlerini ortaklaştırmak, ekip becerilerini geliştirmek ve iş akışını takip edilebilir hale getirmek isteyen kurumlarla çalışıyoruz.
KURUMA GÖRE TASARIM
Modelin içeriği, kurumun gerçek çalışma biçimine göre şekillenir.
İlk görüşmede yalnızca hangi hizmetin istendiğini değil, kurumda işin bugün nasıl yürüdüğünü anlamaya çalışırız. Dosya akışı, ekip yapısı, rapor türleri ve kontrol ihtiyacı birlikte değerlendirilir. Sonrasında uygulanabilir bir çalışma planı çıkarılır.
01
Dinleme ve inceleme
Kurumun hedefleri, mevcut işleyişi ve öncelikli sorunları ele alınır.
02
Kapsamı netleştirme
Hangi süreçlerin geliştirileceği, hangi çıktıların hazırlanacağı ve çalışma takvimi belirlenir.
03
Birlikte geliştirme
Yöntemler ve belgeler kurumun görev alanına ve organizasyonuna göre hazırlanır veya mevcut yapı iyileştirilir.
04
Ekibe uyarlama
Eğitim ve uygulama desteğiyle belirlenen çalışma biçiminin ekip tarafından anlaşılması hedeflenir.
05
İzleme ve güncelleme
Kontrol sonuçları ve geri bildirimler değerlendirilerek ihtiyaç duyulan güncellemeler planlanır.
Her kurum için tek tip model yoktur. Çalışmanın kapsamı, kurumun ölçeğine, faaliyet alanına, ekip yapısına ve önceliklerine göre belirlenir.
Kurumunuzun mevcut yapısını birlikte değerlendirelim.
İlk görüşmede ihtiyaç alanlarını ve uygun çalışma kapsamını belirleyebiliriz.